Whistleblowing - Percorso di segnalazioni

In ottica di compliance alla normativa di riferimento (D. Lgs. 24/2023), la Società adotta un sistema whistleblowing tramite cui è possibile segnalare agli organi preposti, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.

Si forniscono di seguito le principali informazioni utili relative alle modalità e ai canali di segnalazione, nonché alla gestione delle segnalazioni medesime.

LE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni consistono in comunicazioni scritte od orali di informazioni sulle violazioni, ovvero comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che sono riconducibili a:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni dei Modelli Organizzativi 231 e del Codice Etico;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al Decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• condotte che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
• condotte riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, persone, servizi e capitali;
• atti od omissioni che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori menzionati ai punti che precedono.

Ove il segnalante non sia disposto a rilevare la propria identità, le segnalazioni sono accettate anche in forma anonima, se circostanziate e adeguatamente documentate.

MODALITÀ DI INOLTRO E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni potranno essere effettuate tramite i seguenti canali di segnalazione:

• in forma scritta: tramite l’utilizzo della Piattaforma Whistleblowing on-line messa a disposizione dalla Società, che prevede un percorso guidato per il segnalante; la Piattaforma Whistleblowing è raggiungibile al seguente indirizzo web: whistleblowing.mapei.com;
• in forma orale: tramite sistema di messaggistica vocale connesso ad una linea telefonica appositamente creata e raggiungibile al numero 02-37673443. Il numero in oggetto è comune a tutte le Società italiane del Gruppo Mapei, pertanto il segnalante dovrà indicare la specifica Società coinvolta dalla segnalazione;
• in forma orale: tramite incontro diretto con il team deputato alla gestione delle segnalazioni.

I canali descritti garantiscono, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa comunicazione.

L’accesso alla Piattaforma Whistleblowing è soggetto alla politica “no-log” al fine di impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo: ciò significa che i sistemi informatici aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso alla piattaforma (indirizzo IP) anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete aziendale. Per ciascuna segnalazione inserita, la Piattaforma assegna un codice identificativo univoco che permette a ciascun segnalante di verificarne lo stato di avanzamento, in modo del tutto anonimo. Parimenti, nel caso in cui una segnalazione risulti non adeguatamente circostanziata, il gestore del canale di segnalazione avrà la facoltà di richiedere al segnalante, avvalendosi della Piattaforma e sempre mediante tale codice, ulteriori dettagli ai fini di un’analisi approfondita di quanto segnalato.

Le segnalazioni effettuate tramite i canali menzionati sono ricevute e gestite direttamente da un Team dedicato e specificamente formato (c.d. Team Whistleblowing), composto da i) Responsabile della Funzione Corporate Internal Audit, ii) Responsabile della Funzione Legal & Corporate Affairs; iii) Responsabile della Funzione HR & Organizzazione Italia (Mapei S.p.A.).

La persona segnalante può effettuare inoltre una segnalazione esterna, attraverso i canali attivati dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e/o una divulgazione pubblica (ad es. tramite stampa o social media), beneficiando della protezione prevista per le segnalazioni interne/esterne qualora, se, al momento della sua presentazione o divulgazione pubblica (a seconda dei casi), ricorra una delle condizioni previste dal D. Lgs. n. 24/2023.

TUTELA E RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE

La Società assicura la protezione da qualsiasi forma di ritorsione, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione, nei confronti dei segnalanti che effettuano segnalazioni in buona fede e di tutti i soggetti interessati e/o coinvolti nella segnalazione (a titolo esemplificativo: facilitatori, colleghi o parenti dei segnalanti, soggetti a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione ecc.).

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rilevate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati, e fatti salvi gli obblighi di legge.

Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante.

Non sono garantite tutele e sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, ove possibile, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si dovessero rivelare false ed infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o soggetti interessati/coinvolti dalla segnalazione. La Società si riserva la possibilità di intraprendere le opportune iniziative anche in sede giuridica.

TUTELA DEL SEGNALATO

Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili violazioni, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o notificati di questa attività ma, in nessun caso, verrà avviato un procedimento unicamente a motivo della segnalazione, in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa. Ciò potrebbe avvenire eventualmente in base ad altre evidenze riscontrate e accertate a partire dalla segnalazione stessa.

PRIVACY

Al fine di garantire il diritto alla protezione dei dati personali alle persone segnalanti, l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni avvengono in conformità alla normativa in tema di tutela dei dati personali. Qualsiasi scambio e trasmissione di informazioni che comportano un trattamento di dati personali avviene inoltre in conformità al regolamento (UE) 2018/1725. La tutela dei dati personali è assicurata non solo alla persona segnalante ma anche agli altri soggetti cui si si applica la tutela della riservatezza, quali la persona coinvolta, il facilitatore, la persona menzionata nella segnalazione in quanto interessati dal trattamento dei dati.